ഫയലുകള്‍ നീങ്ങും അതിവേഗം; 'കെ സ്യൂട്ട്' ഡിജിറ്റല്‍ ഗവേര്‍ണന്‍സിന്റെ കേരള മോഡല്‍
വ്യാഴം, 13 മാര്‍ച്ച് 2025 (14:00 IST)
Dr.Santhosh Babu IAS
'സര്‍ക്കാര്‍ കാര്യങ്ങള്‍ മുറ പോലെ' എന്ന നാം പറഞ്ഞു പഴകിയ ആ ചൊല്ല് ഇനി എല്ലാവരും മറക്കും. കാരണം, ഇന്ത്യയില്‍ മറ്റൊരു സംസ്ഥാനത്തും കാണാത്ത വിധമുള്ള മുന്നേറ്റമാണ് ഡിജിറ്റല്‍ ഗവേണന്‍സിന്റെ കാര്യത്തിലും കേരളം കാഴ്ചവെക്കുന്നത്. ഡിജിറ്റല്‍ ഡിവൈഡ് അഥവാ സാങ്കേതിക വിദ്യയുടെ ലഭ്യതാ വേര്‍തിരിവ് പാടേ ഇല്ലാതാക്കും വിധം ഏതൊരു സാധാരണക്കാരന്റെ കുടുംബത്തിലും ഏറ്റവും കുറഞ്ഞ നിരക്കില്‍ അതിവേഗ ഇന്റര്‍നെറ്റ് ലഭ്യത ഉറപ്പാക്കുന്ന കെ ഫോണ്‍ പദ്ധതി, തദ്ദേശ സ്വയംഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ നിന്നുള്ള സേവനങ്ങള്‍ ഓണ്‍ലൈന്‍ മുഖേന കൃത്യതയോടെയും സമയലാഭത്തിലും പൊതു ജനങ്ങള്‍ക്കായി ലഭ്യമാക്കുന്ന കെ സ്മാര്‍ട്, അങ്ങനെ സാങ്കേതികവിദ്യയുടെ ഫലപ്രദമായ ഉപഭോഗത്തിലൂടെ ജനജീവിതവും ഒപ്പം അവര്‍ക്കായുള്ള സര്‍ക്കാര്‍ തല സേവനങ്ങളും മികച്ച നിലവാരത്തിലേക്കുയര്‍ത്തുന്നതിനുള്ള പല പദ്ധതികളും കേരള സര്‍ക്കാര്‍ ആവിഷ്‌ക്കരിച്ച് നടപ്പിലാക്കി വരുന്നു. അതിലേറ്റവും ഒടുവിലായി നടപ്പിലാക്കാനൊരുങ്ങുന്ന പദ്ധതിയാണ് കെ സ്യൂട്ട്.
കെ സ്യൂട്ട് പൊതു ജനങ്ങള്‍ക്കായുള്ള ഒരു പ്ലാറ്റ്‌ഫോം അല്ല. എന്നാല്‍ ഫലത്തില്‍ അതിന്റെ പൂര്‍ണ ഗുണഭോക്താക്കള്‍ക്ക് പൊതുജനങ്ങളാണ്. ഒരു ജനാധിപത്യ സംവിധാനത്തില്‍ പൊതുജനങ്ങള്‍ക്കാണ് പരമാധികാരം. അവര്‍ അവര്‍ക്കായി തിരഞ്ഞെടുക്കുന്ന സര്‍ക്കാറിന് ഏറ്റവും മികച്ച രീതിയില്‍ അവരെ സേവിക്കുവാനും അതുവഴി ഉയര്‍ന്ന നിലവാരത്തിലുള്ള ജീവിതം ഉറപ്പുനല്‍കുവാനുള്ള പ്രതിബദ്ധതയുണ്ട്. അതിന്റെ ഭാഗമാണ് ഇന്ന് നമ്മുടെ സംസ്ഥാന സര്‍ക്കാര്‍ നടപ്പിലാക്കുന്ന പദ്ധതികളെല്ലാം. സമയ നഷ്ടമില്ലാതെ ഏതൊരു വ്യക്തിക്കും അയാള്‍ അര്‍ഹിക്കുന്ന സേവനങ്ങള്‍ ലഭ്യമാക്കേണ്ടതുണ്ട്. സാങ്കേതിക വിദ്യ അതിവേഗം വളരുന്ന ഇന്നത്തെക്കാലത്ത് അവയുടെ ഫലപ്രദമായ ഉപയോഗത്തിലൂടെ എന്തും സാധ്യമാകും എന്ന് നാം മനസ്സിലാക്കണം. സ്വാഭാവികമായും ഭരണ നിര്‍വ്വഹണത്തെ ലഘൂകരിക്കുവാനും ഇതിലൂടെ നമുക്ക് സാധിക്കും. അതിലേക്കായുള്ള ഒരു ചുവടാണ് കെ സ്യൂട്ട് എന്ന് പറയാം.
റെഡ് ടാപ്പിസം, അഥവാ ചുവപ്പ് നാടയില്‍ കുരുങ്ങി കാലങ്ങളോളം ഫയലുകള്‍ തീര്‍പ്പാവാതെ കിടക്കുന്നു എന്നത് സര്‍ക്കാര്‍ സംവിധാനങ്ങളെക്കുറിച്ച് കാലങ്ങളായുള്ള പരാതികളിലൊന്നാണ്. കെ സ്യൂട്ട് നടപ്പിലാകുന്നതോടെ ഫയല്‍ നീക്കത്തില്‍ കാലതാമസമുണ്ടാകില്ല. അതായത് നിശ്ചിത സമയത്തിനപ്പുറം ഒരു ഉദ്യോഗസ്ഥന് ഫയല്‍ കൈയ്യില്‍ വച്ചിരിക്കുവാന്‍ സാധിക്കില്ല. സമയപരിധിക്കുള്ളില്‍ ഫയല്‍ തീര്‍പ്പാക്കിയില്ലെങ്കില്‍ ഓട്ടോ എസ്‌കലേഷന്‍ വഴി ഫയല്‍ അയക്കപ്പെട്ട ഇടത്തേക്ക് തന്നെ അത് തിരിച്ച് പോവുകയും ബന്ധപ്പെട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥന് നെഗറ്റീവ് മാര്‍ക്ക് വീഴുകയും ചെയ്യും. ഈ നെഗറ്റീവ് മാര്‍ക്ക് സ്ഥാനക്കയറ്റം ഉള്‍പ്പെടെയുള്ള ഔദ്യോഗിക മേഖലയിലെ വളര്‍ച്ചയെ പ്രതികൂലമായി ബാധിക്കുമെന്നതിനാല്‍ ഒരു ഉദ്യോഗസ്ഥനും ഫയല്‍ നീക്കം അനാവശ്യമായി വൈകിപ്പിക്കുകയില്ല. ഉദ്യോഗസ്ഥന്റെ പ്രകടന നിലവാരം കുറയുകയാണ് ഫയല്‍ നീക്കം വൈകിപ്പിച്ചാല്‍ സംഭവിക്കുക.
ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ കേരള മിഷന്‍ (ഐകെഎം) ആണ് സര്‍ക്കാര്‍ സ്ഥാപനങ്ങളിലെ ഫയല്‍ നീക്കം സമയബന്ധിതമാക്കുവാനുള്ള കെ സ്യൂട്ട് സോഫ്‌റ്റ്വെയര്‍ വികസിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നത്. കെ സ്യൂട്ടും ഒപ്പം സ്‌കോര്‍ എന്ന സോഫ്റ്റുവെയറുമായി എപിഐ അഥവാ ആപ്ലിക്കേഷന്‍ പ്രോഗ്രാമിംഗ് ഇന്റര്‍ഫേസസ് എന്ന സാങ്കേതിക രീതിയിലൂടെയാണ് ഫയല്‍ നീക്കത്തില്‍ കാലതാമസം വരുത്തുന്ന ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ക്ക് നെഗറ്റീവ് സ്‌കോര്‍ നല്‍കിക്കൊണ്ടുള്ള ഈ സംവിധാനം നടപ്പിലാക്കുന്നത്. ഡെപ്യൂട്ടി ഡയറക്ടര്‍ ഡോ. കെ.പി നൗഫല്‍, അഡ്മിനിസ്‌ട്രേഷന്‍ കണ്‍ട്രോളര്‍ പി.എസ് ടിമ്പിള്‍ മാഗി എന്നിവരുടെ നേതൃത്വത്തിലുള്ള ടീമാണ് കെ സ്യൂട്ട് സോഫ്റ്റ് വെയര്‍ വികസിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നത്.
നിലവില്‍ സര്‍ക്കാര്‍ ഓഫീസുകളില്‍ ഇ ഓഫീസ് സംവിധാനമാണ്. എന്നാല്‍ റെഡ് ടാപ്പിസം കുറയ്ക്കുവാന്‍ ഇ ഓഫീസിലൂടെ സാധിച്ചിട്ടില്ല. ഒരു ഉദ്യോഗസ്ഥന് എത്ര സമയം ഒരു ഫയല്‍ തന്റെ ടേബിളില്‍ വച്ചിരിക്കുന്നു എന്ന് മനസ്സിലാക്കാന്‍ മാത്രമാണ് ഈ ഓഫീസ് സംവിധാനത്തിലൂടെ സാധിക്കുക. ഫയല്‍ മാനേജ്‌മെന്റ് മാത്രമാണ് ഇ ഓഫീസിലുള്ളത്. അതായത് ഇ ഓഫീസ് സംവിധാനത്തിലൂടെ ഫയല്‍ നീക്കം മാത്രമാണ് സാധിക്കുക എന്നര്‍ത്ഥം. അവിടെയാണ് കെ സ്യൂട്ടിന്റെ യഥാര്‍ത്ഥ പ്രാധാന്യം. കെ സ്യൂട്ടില്‍ ഫയല്‍ മാനേജ്‌മെന്റ് മാത്രമല്ല ഉള്ളത്. ഫിനാന്‍സ്, എച്ച്ആര്‍എംഎസ്, മീറ്റിംഗ് മാനേജ്‌മെന്റ് തുടങ്ങിയവയുമുണ്ട്.
ഫയല്‍ നീക്കത്തിന് പുറമേ തുക അനുവദിക്കല്‍, ഹ്യൂമന്‍ റിസോഴ്‌സ് മാനേജ്‌മെന്റ് സംവിധാനം, മീറ്റിംഗ് മാനേജ്‌മെന്റ് എന്നിവയും കെ സ്യൂട്ടിലൂടെ സാധ്യമാണ്. എച്ച്ആര്‍എംഎസിന്റെ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ പൂര്‍ത്തീകരിച്ച് വരികയാണ്. മീറ്റിംഗ് മാനേജ്‌മെന്റ് സംവിധാനത്തിലൂടെ മീറ്റിംഗുകള്‍ ക്രമീകരിക്കുവാനും മീറ്റിംഗുകള്‍ക്ക് ശേഷം അതിന്റെ മിനുട്‌സ് ഉടന്‍ തന്നെ ലഭ്യമാകുകയും ചെയ്യും. ഒപ്പം മീറ്റിംഗിന്റെ അജണ്ട, ഡിസ്‌കഷന്‍ പോയിന്റുകള്‍ എന്നിവയെല്ലാം നമുക്ക് നേരത്തേ തയ്യാറാക്കുവാനും സാധിക്കും. ഇത്തരം നവീന ഫീച്ചറുകള്‍ പൂര്‍ണതോതില്‍ സജ്ജമാകുന്നതോടെ
രാജ്യത്തെ തന്നെ ആദ്യത്തെ സംവിധാനമായിരിക്കും ഇത്.
കെ സ്മാര്‍ട്ട് പൊതു ജനങ്ങള്‍ക്കുള്ളതാണെങ്കില്‍ കെ സ്യൂട്ട് സര്‍ക്കാര്‍ സംവിധാനങ്ങളുടെ ഇന്റേര്‍ണല്‍ ഓഫീസ് മാനേജ്‌മെന്റിനായുള്ളതാണ്. രണ്ടിന്റേയും ഗുണഭോക്താക്കള്‍ പൊതുജനങ്ങള്‍ തന്നെ. ഒരു യൂണിവേഴ്‌സല്‍ ഡോക്യുമെന്റ് ഇന്‍ഫ്രാസ്ട്രക്ചര്‍ പ്ലാറ്റ്‌ഫോമാണ് എന്റെ കാഴ്ചപ്പാട്. കൗമാരം പിന്നിടുമ്പോള്‍ തന്നെ നമ്മുടെ കുട്ടികള്‍ മറ്റ് രാജ്്യങ്ങളിലേക്ക് കടക്കുകയാണ്. നമ്മുടെ നാട്ടിലെ റിസോഴ്‌സസ് ഇവിടെത്തന്നെ നിലനിര്‍ത്തുവാന്‍ നമുക്ക് സാധിക്കും. അതിനുള്ള ഇക്കോ സിസ്റ്റം സജ്ജമാക്കേണ്ടതുണ്ട്. അതിലൂടെ മികച്ച ബൗദ്ധിത ശ്രോതസ്സുകള്‍ ഇവിടെത്തന്നെ നിലനിര്‍ത്തുവാനുള്ള ശ്രമങ്ങളുണ്ടാവണം. ഇത്തരം നൂതന പദ്ധതികളെല്ലാം അതിന്റെ ഭാഗമാണ്.
ഡോ. സന്തോഷ് ബാബു ഐ.എ.എസ് (പ്രിന്‍സിപ്പല്‍ സെക്രട്ടറി ആന്‍ഡ് സിഎംഡി/ ഇഡി ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ കേരള മിഷന്‍)
